Modèle de quittance de loyer gratuit en Word, PDF et Excel
Une quittance de loyer est un document officiel délivré par le bailleur et remis au locataire, pour attester du paiement du loyer et des charges locatives. Ce justificatif précise le montant versé par le locataire ainsi que la période correspondante. Il permet notamment de prouver que le locataire est à jour du paiement du loyer.
C’est un document important car il permet au locataire de prouver le règlement du loyer mais aussi d’effectuer de nombreuses démarches administratives, juridiques et bancaires.
Modèle conforme à la réglementation et aux exigences des organismes sociaux.
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Modèle quittance de loyer gratuit PDF / Word / Excel 2024
Quittance de loyer, ce qu’il faut retenir
La quittance de loyer est un document indispensable dans la gestion courante de vos locations. Son rôle est simple : attester du bon paiement du loyer et des charges.
Voici quelques éléments essentiels au sujet de la quittance de loyer :
Un document obligatoire : Le bailleur a l’obligation doit fournir une quittance si le locataire en fait la demande, à condition que le loyer et les charges aient été payés dans leur intégralité
Un document gratuit : La quittance doit être délivrée sans frais, y compris les éventuels frais d’envoi postal ou de gestion.
Un document détaillé : La quittance doit comprendre un certain nombre de mentions obligatoires.
Un document dématérialisé L’envoi par e-mail est autorisé avec l’accord exprès du locataire, rendant le processus plus rapide et pratique.
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Qu'est-ce qu'une quittance de loyer ? 🧾
Une quittance de loyer est un document juridique émis par le propriétaire ou son mandataire si le bien est géré par une agence. Elle atteste du paiement complet du loyer et des charges locatives pour une période définie. Ce document est souvent demandé par les locataires comme preuve de paiement, que ce soit pour des démarches administratives (demande d’aides au logement, renouvellement de bail), pour justifier leur sérieux lors de la recherche d’un nouveau logement, ou encore pour monter un dossier de crédit bancaire afin de devenir propriétaire.
Afin que vos droits soient bien protégés, il est indispensable d’utiliser un modèle de quittance à jour de la réglementation, de même que les contrats de location que vous pouvez faire signer au locataire.
Différence entre quittance et avis d’échéance
Différence entre quittance de loyer et reçu
La différence principale entre une quittance de loyer et un reçu réside dans le montant payé. La quittance atteste du paiement intégral du loyer et des charges pour une période donnée, tandis qu’un reçu est délivré lorsqu’un paiement partiel a été effectué. Le reçu mentionne donc uniquement la somme versée, sans attester de la régularisation totale des montants dus.
Comment savoir sur quel mois imputer un paiement de loyer lorsque le locataire à plusieurs mois de retard ?
En priorité, les paiements sont imputés sur les loyers échus les plus anciens sauf stipulation contraire du locataire. Si le locataire n’a pas indiqué sur quelle dette il souhaitait imputer son paiement, ce dernier s’affecte automatiquement sur la datte la plus ancienne ou celle qu’il a le plus intérêt à payer. Il est important pour le bailleur de préciser cette imputation dans les quittances ou les reçus pour éviter toute ambiguïté.
Exemple : le locataire doit payer un loyer de 500€ par mois. Il n’a pas payé juin, juillet et août. Il doit donc 1500€. En septembre il verse 1000€. Sauf précision expresse du locataire cette somme s’impute sur les loyers de juin et juillet. Il reste donc redevable de 1000€ pour les loyers d’août et septembre
Comment faire une quittance de loyer ? 📑
Son formalisme est assez libre. Cependant, la quittance de loyer doit comprendre certaines mentions obligatoires ainsi que certaines informations nécessaires, à savoir :
📌 La distinction selon qu’il d’agit d’une quittance de loyer ou d’un reçu ;
📌 L’identité du bailleur ou du mandataire si le bien est géré par une agence immobilière ;
📌 L’identité du locataire ou des locataires s’il en existe plusieurs ;
📌 l’adresse du logement ou du local qui a été donné en location ;
📌 La date d’émission de la quittance
📌 La période concernée du paiement reçu, en indiquant le mois et l’année ;
📌 Les montants du paiement en distinguant obligatoirement le loyer et les charges ;
📌 Eventuellement, le montant du loyer et des charges qui devaient être payés pour le mois
📌 La signature du bailleur ou de son représentant
⚠️ La signature de la quittance est exigé par bon nombre d’administration ou de service public.
Quand envoyer la quittance de loyer ? 🗓️
Il n’y a aucune obligation définie par la loi en terme de date à laquelle envoyer la quittance. Cependant, la règle du bon sens préconise d’envoyer la quittance dans un délai raisonnable dès la réception du paiement du loyer. L’article 20-1 de la loi 89-462 du 6 juillet 1989 prévoit simplement que » Le bailleur ou son mandataire est tenu de transmettre gratuitement une quittance au locataire qui en fait la demande. »
Ainsi, le propriétaire n’est pas à proprement parlé tenu de délivrer une quittance chaque mois à son locataire. Il est tenu de remettre une quittance au locataire à chaque fois qu’il en fait la demande. Toutefois lorsque le locataire fait une demande au propriétaire et demande un justificatif de paiement de loyer pour plusieurs mois, le bailleur devra remettre une quittance indépendante pour chaque mois. Il est fortement déconseillé de remettre une quittance globale, souvent refusée par les administrations.
Comment envoyer la quittance au locataire ? 📨
Quittance de loyer par courrier
L’envoi de la quittance par courrier postal est une méthode courante, surtout pour les bailleurs traditionnels ou ceux qui préfèrent le format papier. Ca peut également être un mode d’envoi demandé pour des locataires âgés ou ne disposant pas d’accès à internet.
Le processus consiste à imprimer la quittance, la signer, puis l’envoyer par voie postale au locataire par la Poste. Il est important de rappeler que, même par voie postale, la quittance doit être délivrée gratuitement, sans possibilité de facturer les frais d’envoi ou d’impression
Quittance de loyer par email
L’envoi de la quittance par email est une alternative de plus en plus courante et rapide, à condition que le locataire ait donné son consentement explicite. Ce mode d’envoi est avantageux car il permet d’éviter les frais d’expédition qui peuvent couter cher sur une année. Ce mode d’envoi permet également d’accélérer les échanges entre le propriétaire et le locataire.
La quittance doit néanmoins être signée avant d’être envoyée.
Quittance mise à disposition dans un espace personnel en ligne
Questions fréquentes
Si votre locataire n’a pas réglé la totalité du loyer, vous ne pouvez pas lui délivrer une quittance, car celle-ci atteste du paiement complet du loyer et des charges. Dans ce cas, le bailleur doit émettre un reçu de paiement. Ce document mentionne la somme partiellement payée et indique clairement le montant restant dû par le locataire. Cette distinction est importante pour éviter toute confusion ou litige, car une quittance confirme la régularisation totale des sommes dues. Le locataire pourra demander une quittance une fois le solde intégral du loyer réglé.
Si votre bailleur refuse de vous délivrer une quittance après votre demande, plusieurs démarches sont possibles. Tout d’abord, tentez une résolution à l’amiable en lui envoyant un courrier recommandé avec accusé de réception pour lui rappeler son obligation légale.
Si cela échoue, vous pouvez contacter un conciliateur de justice ou saisir le juge des contentieux de la protection pour exiger la remise des quittances. Le bailleur est tenu, en vertu de l’article 21 de la loi du 6 juillet 1989, de délivrer gratuitement une quittance de loyer sur simple demande
Il est conseillé de conserver vos quittances de loyer pendant au moins 3 ans. Ce délai correspond à la période légale de prescription pour les actions relatives aux contrats de bail.
Non, en tant que bailleur, vous ne pouvez pas facturer l’édition ou l’envoi d’une quittance de loyer. La loi 89-462 du 6 juillet 1989 prévoit que la délivrance de la quittance doit être gratuite, quel que soit le support (papier ou électronique). Même si des frais d’envoi postal sont engagés, vous ne pouvez pas les répercuter sur le locataire. Toute clause dans le bail qui prévoirait une telle facturation serait réputée non-écrite, car elle va à l’encontre de la loi.
Oui, vous devez signer la quittance en tant que bailleur ou mandataire pour qu’elle soit valide. Cette signature atteste de l’authenticité du document et confirme que le montant du loyer et des charges a bien été réglé par le locataire. Sans votre signature, la quittance pourrait être contestée ou considérée comme incomplète. Si vous envoyez la quittance par voie électronique, une signature manuscrite scannée ou une signature électronique est acceptable pour valider le document. Notez d’ailleurs que certaines administrations exigent une quittance signée.
Non, vous ne pouvez pas délivrer une quittance annuelle pour l’ensemble de l’année. La quittance est un document qui doit être émis après chaque paiement intégral du loyer, et elle correspond à une période précise (généralement mensuelle). Votre locataire a le droit de demander une quittance pour chaque paiement effectué, et vous êtes tenu de la fournir à chaque fois. Toutefois vous pouvez envoyer toutes les quittances mensuelles une fois par an si le locataire ne vous demande pas une quittance tous les mois.
La quittance de loyer est délivrée lorsque votre locataire a payé la totalité du loyer et des charges pour une période donnée. Elle atteste que le locataire est à jour dans ses paiements. En revanche, un reçu de paiement est utilisé lorsque le locataire n’a payé qu’une partie du loyer. Le reçu mentionne la somme partiellement réglée et laisse un solde à payer. Il est important de ne pas confondre ces deux documents, car seule la quittance prouve que toutes les sommes dues ont été acquittées.
La délivrance d’une quittance n’est pas en soi obligatoire de manière systématique, mais elle le devient dès que votre locataire en fait la demande, à condition que le loyer ait été intégralement payé bien évidemment. Vous ne pouvez pas refuser de remettre une quittance à votre locataire, et vous ne pouvez pas facturer ce service. A partir du moment où votre locataire vous en fait la demande, la délivrance de la quittance devient obligatoire.
Oui, en tant que bailleur, vous pouvez envoyer la quittance de loyer par email, à condition que votre locataire ait donné son accord préalable pour la recevoir sous cette forme. L’envoi par voie électronique est rapide, pratique et conforme à la législation, tant que la quittance est signée. Cette méthode de transmission devient de plus en plus courante et permet de simplifier les échanges entre locataires et bailleurs, tout en évitant les frais liés à l’envoi postal.