Quittance de loyer : modèle gratuit à remplir en ligne, en PDF, Word ou Excel

Si votre locataire n’a pas réglé la totalité du loyer, vous ne pouvez pas lui délivrer une quittance, car celle-ci atteste du paiement complet du loyer et des charges. Dans ce cas, le bailleur doit émettre un reçu de paiement. Ce document mentionne la somme partiellement payée et indique clairement le montant restant dû par le locataire. Cette distinction est importante pour éviter toute confusion ou litige, car une quittance confirme la régularisation totale des sommes dues. Le locataire pourra demander une quittance une fois le solde intégral du loyer réglé.

Si votre bailleur refuse de vous délivrer une quittance après votre demande, plusieurs démarches sont possibles. Tout d’abord, tentez une résolution à l’amiable en lui envoyant un courrier recommandé avec accusé de réception pour lui rappeler son obligation légale. 

Si cela échoue, vous pouvez contacter un conciliateur de justice ou saisir le juge des contentieux de la protection pour exiger la remise des quittances. Le bailleur est tenu, en vertu de l’article 21 de la loi du 6 juillet 1989, de délivrer gratuitement une quittance de loyer sur simple demande.

La situation inverse existe aussi : un locataire qui cesse de payer ne recevra plus aucune quittance. Avant d’envisager une procédure, sachez que plusieurs dispositifs peuvent débloquer la situation : Fonds de solidarité pour le logement, Action Logement, mobilisation de la caution. Nous les avons recensés dans notre article sur les aides mobilisables en cas d’impayé de loyer.

Les actions nées du bail se prescrivent par trois ans à compter du jour où l’on a connu les faits (article 7-1 de la loi du 6 juillet 1989). Le locataire garde donc ses quittances pendant tout le bail et au moins trois ans après son départ. Côté bailleur, conservez une copie de chaque quittance et le relevé des paiements sur la même durée.

Non, en tant que bailleur, vous ne pouvez pas facturer l’édition ou l’envoi d’une quittance de loyer. La loi 89-462 du 6 juillet 1989 prévoit que la délivrance de la quittance doit être gratuite, quel que soit le support (papier ou électronique). Même si des frais d’envoi postal sont engagés, vous ne pouvez pas les répercuter sur le locataire. Toute clause dans le bail qui prévoirait une telle facturation serait réputée non-écrite, car elle va à l’encontre de la loi.

La loi n’impose pas de signature : l’article 21 de la loi du 6 juillet 1989 exige seulement que la quittance soit transmise gratuitement et qu’elle distingue le loyer et les charges. En pratique, signez-la quand même, à la main ou par voie électronique : elle prouve mieux le paiement, et certains organismes refusent une quittance non signée.

La loi ne fixe pas de périodicité, mais votre locataire peut vous demander une quittance pour chaque paiement, et vous devez la lui remettre. En pratique, la CAF et la plupart des organismes demandent des quittances mensuelles : une quittance globale pour l’année est souvent refusée. Si votre locataire ne vous réclame rien chaque mois, vous pouvez en revanche lui envoyer en une fois les douze quittances mensuelles de l’année.

Oui, avec l’accord exprès du locataire (article 21 de la loi du 6 juillet 1989). Gardez une trace de cet accord, par exemple une clause du bail ou un e-mail. Sans accord, le locataire peut exiger une quittance papier, toujours gratuite.

Oui, dès que le locataire la demande : l’article 21 de la loi du 6 juillet 1989 oblige le bailleur à la lui transmettre gratuitement, en distinguant le loyer et les charges. Aucun envoi automatique chaque mois n’est imposé, mais vous ne pouvez ni refuser ni facturer la quittance d’un loyer payé en entier. En cas de paiement partiel, vous remettez un reçu, pas une quittance.

Oui pour de nombreuses démarches, si elle est récente, au nom du locataire et non manuscrite. Pour une carte d’identité ou un passeport, la mairie applique la liste de l’ANTS : vérifiez-la avant le rendez-vous, une facture d’énergie ou l’attestation d’assurance habitation étant le justificatif le plus sûr. Le locataire d’un bailleur particulier fournit alors plutôt une facture d’énergie ou son attestation d’assurance habitation.